3.4 Onderhoud kapitaalgoederen

Beleidskader
De gemeente is verantwoordelijk voor het optimaal inzetten van haar vastgoed ter uitvoering van bestuurlijk vastgestelde doelen. De gemeente draagt zorg voor efficiënte en gemeentebrede beleidsvorming op het gebied van ontwikkeling en realisatie, beheer en inzet van het gemeentelijk vastgoed. Het planmatig laten uitvoeren van eigenaarsonderhoud is hier een belangrijk onderdeel van. Het streven is om aan alle panden onderhoud uit te voeren conform een éénduidige systematiek. Daarbij wordt in principe een strikte scheiding tussen het eigenaarsonderhoud en het huurdersonderhoud (gebruikersonderhoud) gemaakt, conform de huurovereenkomst. De gemeente is op basis hiervan uitsluitend verantwoordelijk voor het laten uitvoeren en bekostigen van het eigenaarsonderhoud. Daar waar de gemeente zelf ook gebruiker is, geldt uiteraard dat de gemeente ook het gebruikersonderhoud verzorgt.

De gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt onderhouden conform de methodiek van conditie gestuurd onderhoud (NEN2767). In deze systematiek wordt gekeken naar de staat van de afzonderlijke bouwelementen. Afhankelijk van de conditie wordt er een kwaliteitsscore aangegeven van 1 (uitstekend) tot 6 (zeer slecht).

In de op 20 februari 2014 door de gemeenteraad vastgestelde ‘Nota Vastgoed’ (RIS 269126) is beschreven dat het streven is om voor panden die structureel onderdeel uitmaken van de vastgoedportefeuille de conditiescore minimaal op niveau 3 (redelijk) te krijgen en/of te houden en per bouwelement in te grijpen wanneer conditie 4 (matig) wordt geconstateerd. Per pand kan er afhankelijk van het toekomstperspectief, locatie en representativiteit op bouwdeelniveau gedifferentieerd worden in het kwaliteitsniveau van onderhoud.

Voor alle objecten die in gemeentelijk beheer zijn met een verwachte beheertermijn van minimaal vijf jaar is een meerjarige onderhoudsplanning opgesteld. Deze worden om de vier jaar geactualiseerd. De planning fluctueert van jaar tot jaar en wijkt daarom altijd af van het structurele onderhoudsbudget dat elk jaar gelijk is.

De begroting komt voort uit de periodiek geactualiseerde onderhoudsplannen. In de praktijk kan het gerealiseerde bedrag afwijken van wat er opgenomen is in de begroting. Het streven is primair onderhoud effectief uit te voeren waarbij de onderhoudsconditie, de veiligheid, gezondheid en het gebruik van het vastgoed gewaarborgd is. Dit kan betekenen dat door interne of externe factoren afgeweken wordt van de voor dat jaar begrote werkzaamheden. Interne factoren betreffen de werkverdeling/capaciteit en de controle op noodzaak tot uitvoering op basis van conditie en functioneren van bouw- of installatiedelen. Externe factoren hebben betrekking op afstemming met de bedrijfsvoering van het betreffende pand, calamiteiten, marktomstandigheden. Desalniettemin is het secundaire streven in de realisatie aansluiting te vinden bij de begroting. Daartoe wordt bij het opstellen van de begroting kritisch gekeken naar haalbaarheid van uitvoering in het komende begrotingsjaar. In de loop van het jaar kan het voorkomen dat afwegingen in het primaire doel leiden tot verklaarbare afwijkingen ten opzichte van het secundaire doel.

Verduurzaming Meerjarige Onderhoudsplannen
Reguliere verduurzamingsmaatregelen worden op natuurlijke vervangingsmomenten uitgevoerd zoals het isoleren van een dak wanneer de dakbedekking vervangen moet worden, of vervanging door energiezuinigere installaties. Om beter zicht te krijgen op de energetische conditie van een pand en verduurzamingsmaatregelen beter te borgen in de onderhoudsplannen, worden de Meerjarige OnderhoudsPlannen (MOP’s) omgezet naar Duurzame Meerjarige OnderhoudsPlannen (DMOP’s). Dit betekent dat sinds 2016 bij de periodieke inspecties van panden tevens de energetische staat van het pand in beeld wordt gebracht. Met deze informatie kunnen vanuit de DMOP verduurzamingsscenario’s onderzocht worden. In een periode van vier jaar hebben alle panden een her-inspectie gehad en zijn de MOP’s omgezet in DMOP’s. In 2021 zijn alle panden met een perspectief langer dan 5 jaar voorzien van een DMOP.

Geplande werkzaamheden van onderhoud met verduurzaming als neveneffect, worden gefinancierd vanuit de structurele onderhoudsmiddelen, overige maatregelen die niet als onderhoud gekenmerkt worden zullen op grond van de begrotingsvoorschriften niet uit de onderhoudsmiddelen bekostigd worden. Dit heeft overigens niet geleid tot verhoging van de beschikbare exploitatiemiddelen voor onderhoud. Door de versnelling in verduurzaming en energietransitie worden DMOP maatregelen meer en meer uitgevoerd waardoor de reserve onderhoud vastgoed zwaarder belast wordt. De DMOP ondersteunt de opgave het vastgoed conform de gemeentelijke doelstellingen versneld te verduurzamen. De aanpak staat in hoofdlijnen beschreven in de paragraaf vastgoed. Vanuit de ENECO middelen is € 1 miljoen aan de reserve toegevoegd ter dekking van DMOP maatregelen welke vaak in combinatie met aanvullende verduurzamingsmaatregelen uitgevoerd worden.

Te denken is aan de meerwerk kosten bij het aanbrengen van een dikker isolatiepakket op dak, hierdoor moeten vaak ook de dakranden worden opgehoogd en het aanpassen van het kanaalwerk van technische installaties op het dak. Maar ook bij het plaatsen van HR⁺⁺ glas zijn er meerwerkkosten voor aanpassen van de kozijnen om het glas te kunnen plaatsen.  

Begroting 2022-2025
Door het gemeentelijk vastgoed als één complex te beschouwen, kunnen schaal- en efficiencyvoordelen behaald worden. Om de systematiek goed te laten functioneren is in 2017 één (gemaximeerde) gemeentebrede reserve ingesteld waarmee de fluctuaties die optreden in de onderhoudsuitgaven kunnen worden opgevangen.

De huidige DMOP vertaalt zich naar onderstaande financiële planning:

Bedragen x € 1.000

In 2022 worden bijvoorbeeld de volgende geplande omvangrijke onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd:

• Stadhouderslaan 37 Museon: Vervangen gevelkozijnen (gestart in 2021)
• Seinpoststraat 150 De Blinkerd: Renovatie dak
• Van Ostadestraat 10/110: Renovatie gevels en dak
• Parallelweg 225: Restauratie deuren remise
• 2de Braamstraat 7: Vervangen cv installatie
• Diverse objecten : Schilderwerk gevelkozijnen
• Diverse objecten : Verduurzaming  projecten icm onderhoud

Voor een tweetal onderdelen van de vastgoedportefeuilles is dekking voor onderhoud anderszins geregeld: onderwijspanden en stedelijke ontwikkeling. Het onderhoud van de onderwijspanden die in gemeentelijke eigendom zijn en fungeren als wissellokatie, wordt gefinancierd uit het Onderwijshuisvestingsplan dat jaarlijks wordt vastgesteld door de Raad. Het onderwijshuisvestingsplan voor 2022 zal pas eind 2021 worden voorgelegd aan de Raad.

Verder bezit de gemeente vastgoed ten behoeve van stedelijke ontwikkeling. De kosten van het tijdelijk beheer van dit vastgoed wordt verrekend met de Reserve Strategisch Vastgoed welke wordt gevoed door de huurinkomsten aangevuld met incidenteel beschikbare middelen zoals het begrote verkoopresultaat van € 9,4 mln t/m 2022.

De bovenstaande onderhoudsplanning zal komende jaren nog worden bijgesteld. In de huidige situatie wordt er bij de inspecties beoordeeld op de onderdelen onderhoud en energie waarbij de beoordeling op onderhoud leidend is en energie volgt. Als gevolg van de duurzaamheidsopgave zal bij de toekomstige inspecties meer worden gekeken naar de energie score. Hierdoor zal een verschuiving in de onderhoudsplanning over de jaarschijven gaan plaatsvinden. De onderhoudsplanningen worden daarbij gesynchroniseerd met de planning van de verduurzamingsopgave voor het gemeentelijke vastgoed.

Uitputting reserve
In 2022 is een bijgestelde onttrekking van € 1,386 mln. geraamd uit de Reserve Onderhoud Vastgoed. Deze reserve dient om fluctuaties in de onderhoudsuitgaven op te vangen. Op een aantal oorzaken is weinig tot geen invloed uit te oefenen zoals prijsindexering en marktwerking in de bouwsector en verhoogd niet planmatig-/calamiteitenonderhoud en mutatieonderhoud.

1. Prijsindex huur t.o.v. bouw en onderhoud en marktwerking

De bouwmarkt is al langere tijd overspannen wat heeft geleid tot een sterke stijging van de kosten. De beschikbare onderhoudsmiddelen komen voornamelijk uit de (interne) verhuur van panden. De indexering van de huren zijn de afgelopen jaren veel lager dan de stijging van de bouw- en onderhoudskosten. Door de coronacrisis is de bouwsector in de knel gekomen doordat veel nieuwbouw- en grote renovatiewerken stil zijn komen te liggen. Voor het deel van de sector dat actief is in onderhoud zijn de signalen die wij ontvangen dat het werk redelijk tot goed doorgang vindt. Op het moment van schrijven lopen de prijzen van materialen op door internationale toeleveringsproblemen. Dat zal (tijdelijk) zijn weerslag hebben op aanbestedingen. De ontwikkelingen worden in de gaten gehouden.

2. Stijging niet-planmatig onderhoud

In de onderhoudsbegroting is per pand een post voor niet planmatig onderhoud opgenomen bestemd voor calamiteiten als bijvoorbeeld lekkages en voldoen aan gewijzigde regelgeving. Sinds afgelopen jaar is een stijging ten laste van deze post zichtbaar. Dit heeft voornamelijk betrekking op asbestsanering en aanpassing of vervanging brandmeldinstallaties wat noodzakelijk wordt door het ontbreken van reserveonderdelen.

3. Eerder uitvoeren van onderhoud als gevolg van Verduurzamingsopgave vastgoed

Met het beschikbaar stellen van € 20 miljoen vanuit de ENECO middelen voor investeringen in verduurzaming van het gemeentelijke vastgoed wordt de in de afgelopen jaren ingeslagen weg doorgegaan met het verduurzamen/transitieklaar maken van het gemeentelijke vastgoed. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar het reduceren van energieverbruik en opwekken van duurzame energie maar ook naar klimaatadaptieve en natuurinclusieve maatregelen. Daarnaast wordt het circulaire benadering van alle materialenstromen rondom vastgoedbeheer en ontwikkeling in de afwegingen meegenomen. De komende jaren zullen panden aangepakt worden waarbij het effectief kan zijn onderhoudswerkzaamheden eerder uit te voeren in combinatie met verduurzamingsmaatregelen. Voor de komende jaren lijkt de reserve, met toevoeging van € 1 mln DMOP middelen, voldoende omvang te hebben de financiële consequenties van het duurzaam uit te voeren onderhoud op te kunnen vangen.   

Raming Reserve Onderhoud Vastgoed                                  bedragen x € 1.000

Bundelen eigenaars- en gebruikersonderhoud
Zoals bij de begroting is vastgelegd moet er een efficiency bezuiniging op de gemeentelijke organisatie gerealiseerd worden. Een van de businesscases uit deze bezuinigingsmaatregel is een efficiency bezuiniging op de huisvesting. In 2019 is met DSB een pilot gestart voor de panden in eigen gebruik bij DSB (stadsboerderijen en het pand in Wilhelminaoord). Het doel hiervan is onderzoeken of door het bundelen van eigenaars- en gebruikersonderhoud de kwaliteit en effectiviteit van het onderhoud verbeterd kan worden. Daarnaast zou de dienstverlening naar de gebruikers verbeteren; minder overlast voor huurders door een betere afstemming van werkzaamheden waarbij er voor de huurder één aanspreekpunt is voor gebouwonderhoud. Als afgeleide hiervan zou mogelijk inkoopvoordeel en effectievere inzet van personeel tot een financieel voordeel kunnen leiden. Na afronding van de pilot is gebleken dat de bundeling van eigenaren- en huurdersonderhoud niet leidt tot significante financiële resultaten. Daarom is de taakstelling op alternatieve wijze alsnog gerealiseerd.